Informativa sulla protezione dei dati per i partecipanti agli eventi e iniziative di marketing

La protezione dei dati riveste una grande importanza per RISE AGAINST HUNGER (di seguito indicata anche come “RISE “ o “noi”). Naturalmente, ciò comporta anche la necessità di garantire un elevato livello di trasparenza. Il seguente documento è volto a fornire informazioni su come trattiamo i dati personali dei partecipanti agli eventi o altre nostre iniziative finalizzate alla promozione dei nostri eventi e servizi, in modo tale da assicurare tale trasparenza. Ovviamente, RISE tratta dati personali solo nel pieno rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

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Questo documento è stato redatto ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito “Regolamento”) al fine di permettere di conoscere la nostra politica sulla privacy in relazione alla gestione delle informazioni personali (tra cui rientrano a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, numero di telefono mobile, l’indirizzo e-mail e in generale i dati di contatto dei vostri referenti,) raccolte da RISE AGAINST HUNGER, con sede in Bologna, Via dei Fornaciai 17 (di seguito “RISE” o “NOI”).

Secondo le norme del Regolamento, i trattamenti effettuati da RISE saranno improntati ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza integrità e riservatezza.

Il Titolare del trattamento dei dati personali è RISE come sopra definito. Per qualunque informazione inerente al trattamento dei dati personali da parte di RISE può scrivere al seguente indirizzo e-mail: info@riseagainsthunger.it

RISE, quale Titolare del trattamento dei dati personali raccolti, La informa di quanto segue.

Categorie di Dati utilizzati:

Il trattamento che RISE intende effettuare ha ad oggetto le seguenti categorie di dati personali dei partecipanti / invitati agli eventi e/o ad altre iniziative dell’organizzazione:

• dati di contatto (nome e cognome, indirizzo e numero di telefono, numero di cellulare, numero di fax e indirizzo e-mail);
• informazioni relative all’evento o all’iniziativa (intolleranze alimentari, annotazioni personali, etc.);
• dati professionali (posizione / funzione);
• fotografie;
• riprese video.

Raccogliamo i dati personali direttamente dai partecipanti agli eventi mentre ospitiamo l’evento stesso, durante le fasi di registrazione, conferma o attestazione della relativa partecipazione, ovvero durante altre iniziative di marketing (es. attraverso interviste), ovvero attraverso la registrazione presso il nostro sito web. La mancata comunicazione di certi dati potrebbe incidere sulla partecipazione all’evento o all’iniziativa. Tuttavia, questo non vale per il trattamento di fotografie e riprese video.

Inoltre, trattiamo lecitamente dati personali da noi ottenuti da fonti pubbliche.

Finalità del trattamento:

Trattiamo i dati personali dei partecipanti nel rispetto delle disposizioni del Regolamento Generale per la Protezione dei Dati dell’UE (General EU Data Protection Regulation – GDPR), nonché di tutte le altre norme applicabili.

Il trattamento dei dati è effettuato per le seguenti finalità:

• invio ai partecipanti all’evento di comunicazioni relative alla loro partecipazione;
• compilazione di richieste di informazioni relative all’evento, ad esempio in merito al luogo e al programma dell’evento stesso;
• pianificazione, gestione dell’evento o dell’iniziativa (es. seminari, webinar, convegni, eventi solidali, eventi pubblici e privati);
• protezione di nostri legittimi interessi, ad es. garantire la copertura assicurativa degli eventi e/o delle iniziative di marketing, gestione di documentazione storica, attività di reporting interna;
• pubbliche relazioni;
• advocacy;
• finalità promozionali, es. attraverso l’invio di newsletters.

Il trattamento delle suddette categorie di dati personali è necessario per conseguire le suddette finalità.

Qualora non sia altrimenti previsto in modo espresso, la base giuridica del trattamento dei dati è costituita dall’articolo 6, comma 1, lettera (f) del GDPR.

Inoltre, richiediamo il consenso espresso dei partecipanti dell’evento per raccogliere i dati personali ai sensi dell’articolo 6, comma 1, lettera (a) del GDPR, soprattutto per quanto riguarda le riprese video e le fotografie.

Qualora fosse nostra intenzione effettuare il trattamento dei dati personali degli interessati per finalità diverse da quelle sopra indicate, informeremo al riguardo gli interessati prima di procedere a tale trattamento.

TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

All’interno della nostra società, avranno accesso ai dati personali dei partecipanti agli eventi e/o alle iniziative di marketing le persone della nostra organizzazione che devono conoscere tali dati per adempiere alle finalità sopra indicate.

I dati personali potrebbero essere comunicati a specifiche società del Gruppo Rise qualora compiano a livello centralizzato servizi per le affiliate o svolgano funzioni infragruppo in base alla struttura organizzativa, oppure qualora ciò sia necessario per adempiere le suddette finalità.

Potremo trasferire i dati personali alle autorità di controllo, alle autorità giudiziarie o alle forze di pubblica sicurezza, nei limiti di quanto necessario per garantire il rispetto della normativa applicabile o per accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria, laddove ciò sia legalmente consentito.

Inoltre, potremo avvalerci di fornitori di servizi per le suddette finalità. Tali fornitori di servizi compiranno il trattamento dei dati personali raccolti presso gli interessati a nostro nome ed esclusivamente in base alle nostre direttive. Tali soggetti sono contrattualmente obbligati a rispettare le norme applicabili in materia di protezione dei dati.

Se trasferiamo i dati personali a fornitori di servizi o società del Gruppo al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), il trasferimento avviene solo se il paese terzo è stato riconosciuto dalla Commissione UE come avente un livello adeguato di protezione dei dati o se esistono altre garanzie adeguate di protezione dei dati (ad es. regolamenti interni vincolanti sulla protezione dei dati aziendali o clausole contrattuali standard dell’UE). Potete richiedere informazioni su questo tipo di attività e sul livello di protezione dei dati presso i nostri fornitori di servizi in paesi terzi ai contatti sopra menzionati.

Il trattamento dei Suoi dati personali verrà effettuato sia in forma automatizzata che manuale. I Suoi dati personali non saranno in ogni caso oggetto di diffusione.

Tempo di conservazione dei dati personali dei partecipanti agli eventi e/o altre iniziative di marketing

Noi cancelleremo i dati personali dei partecipanti agli eventi o altre iniziative simili appena cessino di essere necessari per le finalità sopra menzionate, salvo che tale cancellazione o blocco possa comportare la violazione dei nostri obblighi di legge di fornire e conservare le registrazioni (ad esempio, il periodo di conservazione dei dati previsto dalla normativa fiscale o commerciale). In tali casi, i dati personali saranno trattati solo in maniera limitata.

Diritti degli interessati

I soggetti i cui dati personali sono stati raccolti potranno richiedere informazioni in merito ai dati personali da noi conservati e al trattamento compiuto riguardo ai loro dati all’indirizzo sopra riportato. Inoltre, in casi specifici, potranno pretendere la correzione o la cancellazione dei dati personali che li riguardano. Avranno altresì diritto di limitare il trattamento dei dati personali nonché il diritto di ricevere i dati da essi forniti in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Qualora il trattamento sia basato sul consenso, gli interessati avranno diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che li riguardano in qualsiasi momento. Laddove trattassimo i dati personali per tutelare i nostri legittimi interessi, detti interessati potranno opporsi a tale trattamento in qualsiasi momento per ragioni connesse alla loro specifica situazione. In caso di opposizione al trattamento, interromperemo il trattamento dei dati personali del relativo interessato, salvo non sussistano motivi impellenti che prevalgano sugli interessi, i diritti e le libertà degli interessati o dimostrassimo che il trattamento risulti necessario per costituire, accertare, esercitare o difendere diritti o pretese in sede giudiziaria. Per quanto riguarda il trattamento di fotografie o riprese video, i partecipanti agli eventi e/o altre iniziative di marketing simili potranno revocare il loro consenso in qualsiasi momento. I partecipanti agli eventi e/o altre iniziative di marketing simili potranno manifestare il loro disaccordo al trattamento di fotografie o riprese video in qualsiasi momento senza dover indicare alcuna motivazione.

Reclami

Ai sensi degli articoli 15 e seguenti del Regolamento, Lei ha il diritto di chiedere a RISE, in qualunque momento, l’accesso ai Suoi dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi. Inoltre, Lei ha diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che La riguardano, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento.

Le richieste vanno rivolte per iscritto a RISE al seguente indirizzo e-mail: info@riseagainsthunger.it o all’indirizzo fisico sopra riportato.

In ogni caso Lei ha sempre diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati personali sia contrario alla normativa in vigore.

Per conoscenza e accettazione